通易商贸管理系统

      在电脑全面普及的当今社会，用电脑操作已经成了无可避免的大趋势。但是如何用电脑管理已有的文件资料，如何实现真正意义上的无纸操作，尤其是对单据种类繁多，数量繁多的进出口贸易这个特殊的行业来讲，更是一大难题。

      现在有很多相关的外贸软件在市场上流通。但是大多软件并不是为客户服务，而是客户为软件服务，并不是为了自己的使用方便而输入，而是为了输入而输入、为了汇报而输入、为了财务而输入，造成业务员对管理软件的使用缺乏积极性。由此而造成了严重的数据流失、严重的数据失实、下级蒙蔽上级等事情不断地发生，最终导致软件无法长期使用。这种问题的根源在于编写软件的人员不是有过业务实践的人员，无法深刻地了解到业务人员的需要。只是盲目追求界面的华丽和一些特效功能上。真正业务上需要的数据关联性、严密性、完整性、实用性难以得到实现。

      很多ERP软件的初衷是非常好的，希望通过软件管理来提高工作效率，很多公司以巨大的花费来构建软件管理系统。但事实恰好相反，大多数软件都以失败告终。此种软件最注重的是管理环节，在业务员身上增加了太多的限制，使业务人员对此望而生畏，一件用Word或Excel可以马上做到的事，需要在软件上花费很多时间。业务人员对软件的规避，必然造成数据的不完整，不准确，其后果可想而知。而用通易商贸管理系统，只需要业务员输入最基本的名片，商品和价格资料，其它的所有单据基本可以自动完成，所有的管理环节都隐于无形之中，由通易商贸管理系统自动生成汇总和报表。一套单据，从报价，合同，入库，出库，出运，收汇等等，要十几份单据，可以在十分钟内完成。您可以随时查阅当前动态的在手合同，库存商品，销售业绩，应收货款，应付货款，财务利润等的即时资料。

      现今的公司管理，最注重的是团队合作，而团队合作的基础在于团队数据的共享，才能够协同工作。但如何共享呢？当然可以用复制的方法，但是你做的事如何可以让上级知道、让全公司的人都知道呢？ 如果一个业务员不在岗位，他的事务别人可以马上接手吗？如果共享了我的文件，谁有权可以查阅，修改？通易商贸管理系统提供了最好的解决方案。

      对每个业务员来说，公司评价他工作业绩的唯一方法就是工作成果。但是辛苦的工作并不一定可以马上带来收获，当前的收获并不一定是你的努力所得，而公司可以做到的只是牺牲一部分人来保障大多数，按劳分配成了一句空话。如果真正做到过程控制而非成果控制呢？每个业务员到底做了多少工作，可以即时掌握吗？通易商贸管理系统可以做到过程控制和成果控制的完美结合。

      很多软件的起点是财务系统，是为了应付财务的要求而让业务输入资料。而业务账和财务账是永远不同步的，业员人员的思路和方法与财务人员的思路和方法也是绝不相同的。是业务为财务服务？还是财务为业务服务呢？大部分软件选择了前者。但是财务的规矩是绝对死板的，不可变的，而业务的情况却是千变万化的，财务人员如何可以知道业务的过去、现在和将来呢？财务的概念是见单入账，但业务却是发生入账。公司的利润和将来是掌握在业务手中的，让财务去管如果才可以准确呢？如果一个公司的经理无法即时了解即将发生的应收、应付、净资产，如何做决策呢？通易商贸管理系统解决了这一难题，做到了财务账的自动生成，不但是月报表，年报表可以做，还可以做到日报表，时报表。业务人员和财务人员不再对立，而是相互协作的伙伴。

      一般管理软件的编写，是应用户的要求，以几条、几十条记录来测试，往往是错误百出。但通易商贸管理系统是从一九九六年至今，已经编写了十年，经历了几十万条记录的测试，这是一般公司无法做到，也无法想象的。

      通易商贸管理系统的作者正是经历了从业务员到部门经理，到主管经理，再到公司总经理的过程，才能深刻地体会到业务各个职位的不同的、具体的需求，才能为各个职位人员的需求提供不同的解决方案。真正从业务的视角来编写软件，实现了以人为本的宗旨，方便客户的原则。做到了真正意义上的好用、愿意用、不用不行。

往来函电管理：

      关于往来函电，每个不同职位的业务员都有许多往来函电需要整理，而且往来函电的主题与内容错综复杂。这样一来，致使每个业务员手上都至少要有客户卷、合同卷、出运卷三大类卷册。如果详细划分，还要分成产品卷、价格卷、报价卷、项目卷等众多卷册来实现更细致地管理。这些往来函电的内容包罗广泛，交叉性也很强。如果每个业务员每天都要拿出大量的时间来整理、归档文件，将会耗费掉业务员的许多精力与宝贵时间。

      您现在是否已经有了能轻松地管理往来函电的方法呢？如果没有，通易商贸管理系统给您提供了最好的解决方案。

1、不同客户的客户卷、相同客户的客户卷有很多，与同一客户的往来内容千差万别，其中有关于商品价格的、关于合同的、关于出运的、关于付款的，繁重地整理与归档工作，您是否可以轻轻地敲几下键盘就整理并分卷完毕呢？
2、同一函电及其附件资料，分别或重复放在客户卷、产品卷、价格卷、合同卷、单据卷等等相关的卷宗内，您可否轻松、迅速地调用它们吗？
3、关于某个商品/某个项目，您还记得您曾经撰写过、收到过哪些函电与文件吗？可以马上找到吗？
4、无论是客户的函电，还是供货单位的函电，以及其它类相关函电等等，有的正在撰写/回复，有的存放在发件箱，有的存放在收件箱，您是否可以把他们汇总在一起看？
5、您的函电需要上级审批吗？可否不用打印，不用打电话，自动通知上级经理呢？
6、在接收到的函电中，您可以任意标注方便自己查找的主题吗？
7、记得很久以前，曾经接收到过一封关于某个客户的、关于某个产品的函电， 并且其中还附有产品图片。什么时候接收的？放在什么卷里了？产品卷？客户卷？合同卷？出运卷？我究竟怎样才能一下子就找到它呢？您是否有更简便的方法与途径？
8、您所有客户的名片、供货单位的名片等等，都存放在哪里？查找方便吗？您也可以在查看某公司名片的同时，同时查看到关于此公司的所有往来函电吗？
9、众多的客户、大量的函电，有哪一个或者哪些客户，已经失去联系很久了？哪一封函电及时回复了？哪一封函电仍未回复？您想随时都做到了如指掌吗？
10、您是否在得知员工给公司带来丰厚的利润的同时，也了解到员工努力取得成果的过程呢？因此而给予更加适当地鼓励与奖励，以促进员工的工作激情？
11、您是否可以清楚地知道每一笔业务、每一笔订单的谈判过程呢？
12、您是否可清楚地知道整个公司、每个部门、每个业务员，在当天、当月、当年、全部撰写了多少封函电吗？
13、您是否可清楚地知道整个公司、每个部门、每个业务员，在当天、当月、当年、全部接收了多少封函电吗？
14、作为总经理、部经理的您，是否可以将您写的函电只让某个部门看到，或者完全保密？反之，您下级写的所有的文件您又是否可随时查看得到？并且全部都查看得到呢？

商品价格管理：

      关于商品价格有很多种，有不同时期的价格、有不同供货单位的价格、有不同计价单位的价格、有不同规格型号的价格，哪些价格是有效的，哪些价格失效了，等等。一般情况下，业务员都是使用EXCEL表格进行归纳与管理的。但是用EXCEL表格管理的最大的问题就是数据改动的随意性。然而通易商贸管理系统不但可以轻松地控制这种情况，而且还可以轻松地查出您想要的商品价格。

1、如何比较同种产品不同厂家的价格？如何比较同一厂家不同时期的价格？
2、公司已经有标准的价格单，需要生成多个派生价格单，您是否可以轻松地操作它呢？
3、公司内部进行统一调价，您将如何处理？工作量繁重吗？耗时吗？是否希望轻松地点几个按钮就可以实现呢？
4、经常使用到的，而且非常重要的商标文件、质量标准文件，您是如何管理的呢？
5、您制作的商标文件、质量标准文件，公司内部的其他同事都能看得到吗？都可以和您一样的自由的使用它吗？
6、已经审批过、执行过的商品价格被改动了怎么办？
7、您是否可立即看到您所做的报价的利润（毛利） 、换汇成本？
8、面对新的、不熟悉的商品时，您如何轻松、快捷地从上万条海关编码库中以最快地速度寻找到它？是依靠海关编码书的目录表一点一点地翻找？还是在网络上一遍又一遍地检索？想不想象在一篇文章中查找几个单词那样去查找？
9、您可以用已有的商品价格自动生成报价单吗？
10、您将如何快捷地查找并进行比较，给同一地区不同客户的报价情况？
11、您将如何查找，同一供货单位的价格，曾经给哪几个客户报过价？报过的价格又是否执行过？
12、您将如何查找，本年度、去年、全部 … …，共给客户报过几次价格？都有哪些报价执行过？哪些未执行过？

合同管理：

      对于业务员来说，合同的执行并不会给大家造成困扰，而合同的统计与合同的整理、归纳则占据了相当大的一部分时间，而且查找起来也比较费时，这些问题反而给大家带来了不必要的烦恼。大部分业务员们到现在仍需要每个月、每个星期都开一两次例会，甚至更频繁地开会，以便将在手合同的统计数据与名细要点向主管经理汇报，然后统一安排生产、安排交货期等等。如果这些时间全部拿来促进销售、拓展业务，您是否想像过将会是什么样的一番景象吗？这些烦恼、耗时、费力的工作，交由通易商贸管理系统来帮助您解决掉吧！给您提供更大、甚至双倍的发挥空间！

1、您是否能由报价单自动生成销售合同？再由销售合同自动生成收购合同？
2、您是否能由价格单自动生成收购合同？您可以由收购合同自动生成报价单吗？
3、您可以根据目的港名称、公司名称、付款条件、价格条款、货币名称等分类查找所有相关的销售/收购合同吗？
4、您是否可随时、即时地查看到在手的销售合同、在手的收购合同有多少？或者随时、即时地查看到所有在手销售合同、在手收购合同的名细？
5、您是否能在查看销售合同、收购合同的同时，也能清楚地了解到是用哪个报价单、价格单生成的？商品是否退税？
6、您是否可随时、即时地查看到与某客户签了多少合同？与某供货单位签了多少合同？关于某种商品签了多少合同？在某一销售地区范围内，签了多少合同？在某一时间段内，签了多少合同？
7、您是否可随时、即时地查看到与某客户的销售总额如何？与某供货单位所有订单的总金额是多少？关于某种商品的销售总额如何？在某一地区范围内销售额如何？在某一时间段内的销售额如何？
8、与同期相比，哪个客户的订单量在增加？哪个客户的订单量在减少？哪个客户的订单量维持不变？统计这些数据，您能在几分钟内就完成吗？并且要保持数据的准确性！
9、总共有多少客户、哪些客户在做相同的一种产品？订单量与订单总金额分别是怎样的？您是否真的十分清楚呢？

库存管理：

      每当客户索要样品，或者想要购买库存的时候，业务员通常都要打电话给仓库保管员或者是亲自到仓库去查看，如果仓库保管员外出，还要等到他回来，帮您查找库存情况，您才可知道。这个过程需要多少时间，您统计过吗？客户是否知道您花费了这么长时间才给他回复，全都是为了了解库存情况？您是否想随时都掌握着现有的库存情况呢？是否想及时地给予客户回复呢？还有出入库过程中产生的费用，也要花费时间核算、统计上报给相关财务人员，并解释给他每笔费用相关联的详细情况或者合同号。这些工作，您是否想过要在一两分钟内完成呢？看看通易商贸管理系统能带给您的方便与快捷吧！

1、您如何即时掌握现有的库存情况呢？一共有多少？是与哪个合同、发票相关联的？存放在哪里？是放在办公室样品库？还是放在哪个码头的仓库内？还是放在供货单位的仓库内？或是放在自家的仓库内？那又放在哪个货架上、还是哪个库位上？共有多少件？共有多重？您是否真的很清楚呢？是否可达到一目了然呢？......
2、您是否能清楚地查看到您的每笔入库单是给哪个客户服务的？是与哪个发票相关联的？是销售给哪个区域的？
3、您如何即时掌握每个供货单位的实际到货情况？
4、您是否清楚地知道每个入库单的销售情况？
5、入库货物金额与实际货物金额不符，您将如何处理呢？
6、入库货物金额与供货单位开具的发票金额不一致，您又将如何处理呢？
7、您是否能十分清楚、又十分简便地让财务部了解并同时看到您所记录的入库费用呢？
8、在没有业务人员的通知与详细的解释，财务部是否清楚地知道供货单位所开具出的正确的发票是与哪一票货物相关联的？
9、在没有业务人员的通知与详细的解释，财务部是否能清楚地知道哪个供货单位的、哪一票货款近期是应付的？

单据管理：

      一般一个业务员制作一份单据至少要20分钟到30分钟，那一天8小时工作时间，共计做16到24份单据。而如此推算，使用通易商贸管理系统，您10个人1天的工作量，我们只1个人1天的时间就能轻松完成，而且还能确保单据的一致性。每做完一票订单的时候，都需要将相关的单据分别存放在客户卷、合同卷、出运卷、信用证卷等各类相关卷宗里，您通常多长时间整理一次呢？还是大致放一放，心里有数就可以了呢？以后若想查看两个月以前某客户的某个合同的所有单据，用于参考现在合同的操作与制单，您能在一分钟内就调用它们吗？通易商贸管理系统带您领略单据世界的神奇！

1、已经做好销售合同或收购合同，后面的单据您是否可自动生成？所有的报关单据、出运单据是否可自动生成？还是一点一点地手动操作？如此繁重的手动操作后，您是否可确保单据数据及其它条款的一致性？
2、以下所有的单据是否全部都能输出文档、套打、打印单据呢？往来函电？报价单？销售合同？收购合同？入库单凭证？备货单凭证？销售发票？装箱单？出口合同？配船委托？普惠制产地证？FORMA？报关单？......
3、客户对销售发票那层出不穷地要求，您都能轻松地、快捷地解决吗？
4、您可以由销售发票自动地生成信用证单据吗？或者是反过来，由信用证单据的内容自动地生成销售发票吗？
5、每个销售发票与哪个销售合同相关联？与哪个收购合同相关联？与哪个入库单相关联？您又是否能同时清楚地查看与掌握呢？
6、您是否能轻松、准确地监控信用证的要点呢？是否能保证信用证单据的齐备呢？
7、您是否清楚地查看到现有多少个在手的信用证呢？是哪个客户的信用证？每个信用证内容大致又如何呢？
8、您是否能清楚地查看到与每个客户共做了多少个信用证吗？具体情况是怎样的呢？
9、您是否清楚地知道即时应收货款是多少？都是哪些客户的？
10、您是否清楚地知道某个时间段的应收货款是多少？
11、您是否可即时查看到销售发票的利润情况呢？
12、您是否清楚地查看到当年、当月、当日的即时销售总额是多少？
13、您是否清楚地查看到每个业务部、每个业务员的销售总额是多少？
14、您是否清楚地查看到某个国家、某个地区的销售总额是多少？
15、真实的销售发票与其它按客户要求制成的销售发票，您是如何管理的？便于查找吗？还是分开好几个地方存放？或是现有的系统中只能存放真实的发票？那其它的发票您又准备存放在什么地方呢？以上诸多情况，能使您在以后需要查找的时候，一分钟就轻松地查看到所有的相关的发票吗？
16、您是如何管理代理公司的单据的？是否方便管理与查找呢？
17、核销单在网上备案后，财务部与业务部是否可在无对话的情况下，业务人员就清楚地了解到核销单的进展情况？
18、财务部如何知道业务销售情况呢？应收汇金额是多少呢？应付的相关费用是多少呢？

财务管理：

      业务与财务之间的冲突与纠纷，想必是每个公司内部不可避免地问题，而且作为经理的您查看起来想必也不是非常地清楚吧，也就是个模糊数据。业务员不但要汇报合同的进展情况，忙于上述提到过的各种琐碎的事情，而且还要不厌其烦地给财务人员讲解每一笔发生费用的详细情况，以便财务人员好对号付款，对号收款，对号记帐。如果这样财务人员还是云里雾里呢？毕竟不了解业务情况吗。财务和业务什么时候才能到达他们一直以来都难以达到地目标——无缝衔接呢？作为领导的您也可以随时地、准确地查看到各种各样的即时财务数据呢？通易商贸管理系统能达这个目标的奥秘您不想了解一下吗？

1、财务与业务之间关于应收货款的无缝衔接、应付货款的无缝衔接、核退税金额与进展情况的无缝衔接、各种海运费包干费的无缝衔接、出入库费用的无缝衔接、一些杂费的无缝衔接......， 您都能轻松地达到吗？
2、如何清楚地统计业务的预收账与预付账？
3、如何保障银行账、明细账记录的准确性与一致性？
4、如何知道财务大类、一级账目、名细科目的汇总情况？
5、您能否随时地获得（动态掌握）即时账面余额、即时净资产、即时流动资产、即时应收货款、即时应付货款、即时利润、即时财务科目名细？
6、如何保证账面余额与银行作额的真正一致？您可以做到轻松每日对账吗？

      通易商贸管理系统是真正为业务员考虑的软件，真正为了团队合作考虑的软件，真正为了经理考虑的软件，真正为财务考虑的软件，是真正的外贸公司自己写的软件！希望它的出现能真正给您的业务带来方便，提高效率，即时掌握各种业务环节，真正为您服务！真正的好用、愿意用、不用不行！